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FAQ relative à la transmission de documents à BPL

1. Actuellement, BOS-xchange n'est utilisé que pour les actes à transmettre à l’administration en charge de la tutelle. Cette plateforme peut-elle être utilisée pour tous les documents à envoyer à BPL ?

2. Comment répondre aux courriers de BPL ? Par courrier électronique (adresse générique pouvoirs-locaux@sprb.brussels) ? Par la poste ? Par BOS-xchange ? Si oui, comment ?

3. Des solutions techniques ont-elles été trouvées concernant la taille des fichiers et pour autoriser le transfert, quel que soit le type de format (sachant que, actuellement, seul le format .pdf semble autorisé) ?

4. Concernant la signature électronique, les documents signés avec Adobe Acrobat Reader sont-ils acceptés par BPL dans le contexte actuel, même si cela n'est pas une signature qualifiée (l'horodatage pouvant être falsifié) ?

1. BOS-xchange est configuré pour recevoir des actes de pouvoirs locaux signés par les personnes compétentes sur la plateforme qui sert de tiers certificateur du moment de la signature. Dès lors, s’il s’agit de transmettre une délibération avec ses annexes, fût-ce pour demander une subvention, l’administration peut gérer cette transmission. Cela conférera par ailleurs une sécurité juridique aux expéditeurs. Malheureusement, le retour par le même canal n’étant pas encore opérationnel, seules des réponses par voie de courriers électroniques sont possibles.

2. Les simples échanges informatifs peuvent se dérouler via la boîte pouvoirs-locaux@sprb.brussels ou, le cas échéant, via l’adresse mentionnée sur le courrier.

S’agissant de la poste, cette solution est moins rapide et plus risquée dans le contexte actuel. Concernant les envois postaux, recommandés ou non, la seule garantie que peut donner l’administration est qu’elle les découvrira lorsque les mesures de confinement le permettront.

BOS-xchange est un tiers certificateur qui, avec certitude, pour toutes les parties, donne le contenu d’un envoi, son moment et les signatures requises. S’il s’agit uniquement d’échanger de l’information sans devoir répondre à ces contraintes, les envois par courriers électroniques suffisent.

3. Le seul problème de taille rencontré jusqu’à présent concerne les marchés publics. En effet, les plateformes e-Procurement et e-Tendering, qui servent dorénavant à digitaliser les marchés publics, prévoient une limite par document (80 mégaoctets) et par envoi (350 mégaoctets). Le Cirb, manager de la plateforme, s’est adapté à cette limite. L’hypothèse de documents encore plus volumineux serait sans doute la conséquence d’une mauvaise gestion ou d’un manque de connaissances (par exemple, des documents qui contiendraient un grand nombre de photos ou de vidéos en haute définition). Ce type de document doit pouvoir être ramené à des tailles plus raisonnables.

Concernant le format .pdf, il s’agit d’une contrainte imposée au Cirb par BPL. Deux raisons à cela. D’une part, le format est utilisable et reconnaissable par tous. A priori, tout document préparé au moyen d’un logiciel quelconque peut être sauvegardé au format .pdf. D’autre part, il permet le recours à une signature par certificat qui dénoncera toute tentative de falsification. La plateforme est un web service d’échange de documents, pas un espace de travail. S’il s’agit d’envoyer des documents de travail dans des formats de type tableurs ou traitement de texte, il est nécessaire de passer par un autre canal.

4. En cette période de crise, l’administration part du principe que les pouvoirs locaux ne vont pas tenter de falsification. Par ailleurs, le moment de la signature n’est pas l’élément qui déclenche un délai, cet élément étant le moment de la réception.

L’adresse pouvoirs-locaux@sprb.brussels a été configurée pour délivrer un accusé de réception de manière automatique. Cet accusé servira, le cas échéant, de preuve du moment de la réception. Il est en effet en possession des deux parties. Dès lors, de manière temporaire, les documents .pdf signés au moyen du certificat de la carte eID des personnes autorisées seront acceptés. Si le recours au papier à déposer à un guichet n’est plus praticable, le principe de continuité du service public impose en effet de prévoir une alternative.

En revanche, des courriers électroniques auxquels sont annexés des scans de la signature scripturale des signataires, avec une déclaration de l’expéditeur indiquant que la copie est conforme, sont sans aucune valeur.